IFJ PAN, jako administrator danych osobowych, jest zobowiązany do przekazania jedynie informacji wprost wskazanych w art. 15 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych. Osoba fizyczna, której dane dotyczą jest uprawniona do uzyskania informacji czy jej dane są przetwarzane, a jeżeli tak, to ma prawo do uzyskania dostępu do tych danych oraz następujących informacji:
IFJ PAN jest zobowiązany do udzielenia ww. informacji wnioskodawcy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie 1 miesiąca od otrzymania wniosku.
Z uwagi na skomplikowany charakter wniosku, jak i dużą ilość wniosków ww. termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące.
Jeżeli wniosek o udzielenie informacji jest nieuzasadniony lub nadmierny (zbyt częsty), to IFJ PAN może odmówić podjęcia działań. O decyzji dotyczącej niepodjęcia działań względem wniosku IFJ PAN poinformuje wnioskodawcę niezwłocznie, nie później niż w terminie 1 miesiąca od otrzymania wniosku. IFJ PAN podaje przyczyny niepodjęcia działań oraz wskazuje na możliwość wniesienia skargi do odpowiedniego organu nadzoru.
Wniosek należy złożyć w formie pisemnej na adres ul. Radzikowskiego 152, 31-342 Kraków lub wiadomości elektronicznej na adres dpo@ifj.edu.pl. W razie braku przetwarzania przez IFJ PAN danych osobowych Wnioskującego (poza faktem przetwarzania ww. danych na potrzeby samego wniosku) wniosek nie zostanie zrealizowany, a dane Wnioskującego zostaną niezwłocznie usunięte.
W przypadku braku możliwości potwierdzenia tożsamości osoby wnioskującej, IFJ PAN może odmówić udostępnienia danych.
Procedura dostępu do danych w trybie art. 12 RODO ma zastosowanie tylko do osób fizycznych, których dane dotyczą. W przypadku przedsiębiorców, tryb dostępu do danych dotyczących ich pracowników regulują zapisy umów cywilnych lub odrębne uzgodnienia.