Kancelaria Ogólna

tel: 9, 8000, 8319, 8144
fax: 12 662 8472

mgr Katarzyna Bednarczyk
e-mail: Katarzyna.Bednarczyk@ifj.edu.pl

mgr Danuta Górnicka
e-mail: Danuta.Gornicka@ifj.edu.pl

Dorota Łakota
e-mail: Dorota.Lakota@ifj.edu.pl

Zarządzenie Dyrektora IFJ PAN Nr 23/2012: Wprowadzenie Instrukcji kancelaryjnej, Jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego

Kancelaria Ogólna czynna w godzinach 7:00 - 15:00 (od poniedziałku do piątku)

Do podstawowych czynności Kancelarii Ogólnej należy:

  • przyjmowanie korespondencji, otwieranie i sprawdzanie przesyłek oraz umieszczanie pieczatki wpływu, a w jej obrebie daty wpływu i numeru pisma z kontrolki wpływów,
  • przekazywanie korespondencji adresowanej do Dyrektora,
  • segregowanie korespondencji według tresci i jej przekazywanie komórkom organizacyjnym,
  • prowadzenie ewidencji korespondencji wpływajacej i wysyłanej,
  • prowadzenie ewidencji przesyłek poleconych,
  • wysyłanie korespondencji.

USŁUGI POCZTOWE - Korespondencja przeznaczona do wysyłki pocztą w danym dniu powinna być zakopertowana, zaadresowana i dostarczona do godz. 12:30 celem ewidencji poczty wychodzącej i przygotowania na godzinę 13 dla pracownika Poczty Polskiej.

USŁUGI KURIERSKIE - Zamówienie usługi w danym dniu należy zgłosić do Kancelarii Ogólnej/DZI najpóźniej do godziny 12:00 oraz wypełnić druk zapotrzebowania obowiązujący w IFJ PAN (wzór). Przesyłka winna być zapakowana oraz zaadresowana (adres, imię nazwisko osoby kontaktowej, numer telefonu). Zlecenia usługi poprzez infolinię dokonują osoby upoważnione do kontaktu z firmą.

ZAMÓWIENIA PIECZĄTEK SŁUŻBOWYCH: zamówienia na wyrobienie pieczątek należy składać do Działu Zaopatrzenia i Inwentaryzacji (DZI) na druku zapotrzebowania obowiązującym w IFJ PAN (wzór). Zapotrzebowanie winno być podpisane przez dysponenta kosztów oraz zawierać m.in. następujące dane: rodzaj pieczątki; treść pieczątki; określenie liczby pieczątek; źródło finansowania (symbol kosztów).

Instrukcja postępowania z pieczęciami urzędowymi i pieczątkami służbowymi używanymi w IFJ PAN
- Zarządzenie Dyrektora IFJ PAN nr 20/2013.

Formularze

Zarządzenia Dyrektora IFJ PAN