Zaopatrzenie

Zarządzenie Nr 17/2017 Dyrektora IFJ PAN z dnia 24 maja 2017 roku:

Wzór zapotrzebowania »

Protokół wyboru ofert »

INSTRUKCJA

  1. 1. Do rozpoczęcia procedury dostaw/usług wykonywanych przez zewnętrznych dostawców lub wykonawców konieczne jest złożenie zapotrzebowania. Dotyczy to również dostaw/usług na kwotę powyżej 30000 Euro netto, realizowanych w drodze przetargów przez Dział Zamówień Publicznych (DZP).
  2. 2. Zamawiający składa w Dziale Zaopatrzenia i Inwentaryzacji (DZI) wypełniony formularz zapotrzebowania z ewentualnymi załącznikami (np. lista elementów, oferty, protokół wyboru ofert, opis zamówienia, oświadczenia, uzasadnienia). W przypadku załączników w języku obcym wraz z tłumaczeniem.
  3. 3. Formularz musi mieć wypełnione pola:
    a) Symbol komórki organizacyjnej
    b) Symbol kosztów
    c) Koszt maksymalny
    d) Zamawiający
    e) Podpis dysponenta kosztów tj. Kierownika zadania lub osoby przez niego upoważnionej
    f) Co najmniej jedno pole "Przedmiot zapotrzebowania" i "ilość"
  4. 4. DZI przyjmuje zapotrzebowanie, rejestruje, sprawdza w DEP i/lub DWE, że zamawiająca komórka organizacyjna dysponuje wymaganą kwotą, składa do akceptacji Dyrektora/Zastępców Dyrektora.
  5. 5. Jeżeli kwota zamówienia nie przekracza 30000 Euro netto DZI przystępuje do realizacji zamówienia zgodnie z procedurami zawartymi w Regulaminie postępowania konkursowego oraz zawierania umów na dostawy, usługi i roboty budowlane w Instytucie Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego PAN w Krakowie.
  6. 6. Zapotrzebowania na zamówienia powyżej 30000 Euro netto kierowane są do Działu Zamówień Publiczny (DZP), a po zakończeniu procedury i zawarciu umowy z wybranym Wykonawcą realizację przejmuje Dział Zaopatrzenia i Inwentaryzacji.
  7. 7. Po dokonaniu zakupu DZI przekazuje przedmioty i przedstawia rachunek/fakturę do podpisu osobie zamawiającej.
  8. 8. Osoba odbierająca na rachunku/fakturze winna wpisać poniższą formułkę wraz z datą i podpisem:
    "POTWIERDZAM ODBIÓR MATERIAŁU/WYPOSAŻENIA/APARATURY NA POTRZEBY DZIAŁU/ZAKŁADU"
    lub
    "POTWIERDZAM WYKONANIE USŁUGI NA POTRZEBY DZIAŁU/ZAKŁADU"
  9. 9. Oryginał rachunku/faktury DZI przekazuje niezwłocznie do Działu Finansowo-Księgowego.
  10. 10. Jeśli wymagają tego przepisy wewnętrzne DZI sporządza niezbędne dokumenty - protokoły SO (przyjęcie aparatury) lub RW (przyjęcie wyposażenia).
  11. 11. Zamawiający dokonujący zakupów "na własną rękę" proszeni są o uprzednie zarejestrowanie zapotrzebowania i uzgodnienie tego faktu z DZI. Zamawiający przedstawia w DZI rachunek/fakturę jako potwierdzenie zrealizowania zakupu. Data faktury/rachunku nie może być wcześniejsza niż data rejestracji zapotrzebowania.
  12. 12. IFJ PAN ma zawarte stałe umowy na:
    a) dostawę: materiałów biurowych, środków czystości, tonerów, materiałów elektrycznych, materiałów budowlanych, gazów sprężonych, wody źródlanej, ciekłego azotu, odczynników chemicznych
    b) usługi: pocztowe, kurierskie, konserwacji dźwigów, konserwacji urządzeń klimatyzacyjnych, medycyny pracy, odbioru zużytych tonerów, odbioru elektroodpadów